In het artikel 'Waarom aandacht voor Grote Keien zorgen dat je geen last hebt van grind' stipte ik het al aan: als je te weinig of geen aandacht besteedt aan de belangrijkste activiteiten in je werk en in je leven - je Grote Keien -, dan krijg je op den duur te maken met steeds meer ad-hoc zaken en crises - grind - die je moet zien weg te werken.
Maar laat ik eerlijk zijn: er zal altijd grind op je pad liggen. Je zult nooit alle ad-hoc zaken uit je leven kunnen bannen. En dat is niet erg, als die ad-hoc zaken maar belangrijk genoeg zijn om er tijd aan te besteden en je er rekening mee houdt in je planning of agenda. Je weet misschien niet altijd wát er op je dag aan ad-hoc klussen op je pad komt, maar wel in welke mate je dat kunt verwachten. Een secretaresse heeft er waarschijnlijk meer gedurende de dag dan - pak 'm beet - een logopediste. Als je weet hoeveel van jouw werk uit grind bestaat, kun je daar ook je agenda op inrichten. Je Grote Keien plan je dan op de momenten dat je zo min mogelijk verstoringen verwacht. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag of het einde van de middag. Het grind vult vaak vanzelf de rest van jouw tijd op…
Nu je toch je verdeling van je werkzaamheden aan het bekijken bent, vergeet dan niet rekening te houden met je routineklussen: de zaken die je regelmatig moet doen om je Grote Keien te ondersteunen en het grind te minimaliseren. Het mooie van routineklussen (de stenen in je werk) is - juist - de routine: min of meer vastomlijnde taken die regelmatig terugkeren of die op vaste dagen moeten gebeuren. Plan ze in en automatiseer ze zoveel mogelijk. Één keer investeren in een goede routine, checklist en planning betaalt zich dan dubbel en dwars terug!
Marjolein van Braam Morris coacht, traint en adviseert professionals en organisaties die méér willen bereiken met minder geploeter en met meer plezier. Op www.marjoleinvanbraammorris.nl vind je meer tips en artikelen om o.a. slimmer (samen) te werken en je te focussen op de dingen die belangrijk voor je zijn.
